第一条  为确保本会各项工作规范、高效、优质, 依据《广东省行业协会条例》和《汕尾市建筑业协会章程》制定本制度。

第二条  秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。

第三条  秘书处行文使用两个文号，即“汕建协字”和“汕建协秘字”。“汕建协字”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖协会印章。“汕建协秘字”是以秘书处的名义发出的文件，主要是各部（室）具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该文号需加盖秘书处印章。

第四条  各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处综合办公室对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

第五条  以“汕建协字”发出的各类文件需经本会会长签发，或委托秘书长签发，以“汕建协秘字”发出的各类文件需经本会秘书长签发。

第六条  行文执行登记制度，由秘书处综合办公室专人负责。

第七条  各类文件行文需使用《汕尾市建筑业协会行文呈批表》。

第八条  各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处综合办公室负责接收、登记、呈批和归档。

第九条  秘书处综合办公室根据来文来函的保密等级填写《汕尾市建筑业协会文件传阅处理表》，报秘书长或协会领导阅批。

第十条  每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第十一条  协会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第十二条  秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。

第十三条  协会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

第十四条  印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。

第十五条  本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经秘书长批准后开具，并留底备查。

第十六条  本制度经2017年5月20日第一届理事会第一次会议审议通过生效，由理事会解释。